Ab dem Jahr 2025 startet die E-Rechnung. Das klingt kompliziert – dabei ist es ganz einfach, wenn man rechtzeitig die richtigen Schritte macht.
E-Rechnung meint einen genormten elektronischen Datensatz, der alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Vorteil ist, dass die im Datensatz enthaltenen Angaben beim Empfänger unmittelbar weiterverarbeitet werden können, z. B. für die Buchführung, Überweisungen oder betriebliche Auswertungen – ohne scannen oder eintippen.
In der Praxis werden Ihnen vor allem zwei Arten von E-Rechnungen begegnen: Am häufigsten wird das ZUGFeRD-Format sein (ab 2.0.1). Diese Datei enthält neben dem Datensatz auch ein Rechnungsbild, dass man sich am Bildschirm anzeigen lassen kann. Oder die X-Rechnung, das ist nur ein Datensatz.
Rechnungen und Gutschriften können auf Papier versandt werden, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch als Datei. Das kann eine PDF-Datei sein, ein Bildformat wie z. B. JPEG oder eine E-Mail.
Am 1. Januar 2025 starten die E-Rechnungen. Weil sich die Wirtschaft erst darauf einstellen muss, gibt es jedoch lange Übergangsfristen.
Hier müssen Sie als erstes aktiv werden. Ihre Lieferanten und Dienstleister dürfen Ihnen ab dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung schicken. Ihre Zustimmung ist dafür nicht erforderlich. Also müssen Sie diese Dateien empfangen, lesen und verarbeiten können. Dafür brauchen Sie schon zu Jahresbeginn 2025 folgendes:
Daneben werden Sie in den kommenden Jahren noch viele Rechnungen in Papier oder in den alten Dateiformaten bekommen, auch dafür bieten wir Ihnen Lösungen für die elektronische Übertragung an.
Ab dem 1. Januar 2025 können Sie Rechnungen als neue E-Rechnung schreiben. Ihre Kunden müssten das auch akzeptieren. Praktischerweise sollten Sie Ihre Kunden darauf vorbereiten, wenn Sie auf E-Rechnungen umstellen – Sie möchten Ihre Rechnungen ja bezahlt haben.
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie Rechnungen noch auf Papier oder z. B. im herkömmlichen PDF-Format erstellen. Wenn Sie nicht mehr als 800.000 € Umsatz machen, dürfen Sie das noch bis zum 31. Dezember 2027 fortsetzen.
Auch Gutschriften, wie die Milchgeldoder Getreideabrechnung, sind Rechnungen. Es gelten die gleichen Übergangsfristen für die Umstellung auf die E-Rechnung. Klären Sie mit Ihren Abnehmern ab, wann die Umstellung erfolgen soll.
Verpflichtend wird die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmern, die in Deutschland ansässig sind. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt die Pflicht nicht.
Um den Empfang von E-Rechnungen müssen Sie sich sofort kümmern. Gehen Sie aber auch die Erstellung von E-Rechnungen an Ihre Kunden zeitig an. Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Software dafür fit zu machen. Ihre Kunden werden sich auf den Empfang von E-Rechnungen einstellen – Papierrechnungen werden dann irgendwann lästig.
Wir werden Sie weiter informieren, was für die praktische Umsetzung der E-Rechnungen erforderlich ist. Bei der Umstellung begleiten wir Sie gern – sprechen Sie uns an.