E-Rechnung: Bereiten Sie sich mit uns vor

Ab dem Jahr 2025 startet die E-Rechnung. Das klingt kompliziert – dabei ist es ganz einfach, wenn man rechtzeitig die richtigen Schritte macht.

Was ist eine E-Rechnung

E-Rechnung meint einen genormten elektronischen Datensatz, der alle erforderlichen Rechnungsangaben enthält. Vorteil ist, dass die im Datensatz enthaltenen Angaben beim Empfänger unmittelbar weiterverarbeitet werden können, z. B. für die Buchführung, Überweisungen oder betriebliche Auswertungen – ohne scannen oder eintippen.

In der Praxis werden Ihnen vor allem zwei Arten von E-Rechnungen begegnen: Am häufigsten wird das ZUGFeRD-Format sein (ab 2.0.1). Diese Datei enthält neben dem Datensatz auch ein Rechnungsbild, dass man sich am Bildschirm anzeigen lassen kann. Oder die X-Rechnung, das ist nur ein Datensatz.

Das gilt bisher

Rechnungen und Gutschriften können auf Papier versandt werden, mit Zustimmung des Rechnungsempfängers auch als Datei. Das kann eine PDF-Datei sein, ein Bildformat wie z. B. JPEG oder eine E-Mail.

Das startet ab 2025

Am 1. Januar 2025 starten die E-Rechnungen. Weil sich die Wirtschaft erst darauf einstellen muss, gibt es jedoch lange Übergangsfristen.

Für Ihren Betrieb bedeutet das Folgendes:

Der Rechnungseingang

Hier müssen Sie als erstes aktiv werden. Ihre Lieferanten und Dienstleister dürfen Ihnen ab dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung schicken. Ihre Zustimmung ist dafür nicht erforderlich. Also müssen Sie diese Dateien empfangen, lesen und verarbeiten können. Dafür brauchen Sie schon zu Jahresbeginn 2025 folgendes:

• Ein E-Mail-Postfach, das Sie für den Rechnungseingang angeben. Nach und nach werden alle Rechnungen als Datei eingehen. Wir empfehlen Ihnen daher, ein gesondertes E-Mail-Postfach für Rechnungen einzurichten. Diese E-Mail-Adresse müssen Sie Ihren Geschäftspartnern mitteilen.
• Ein Programm (Software), um die Rechnung zu lesen und damit weiterzuarbeiten. Wichtig ist, dass die E-Rechnung unmittelbar elektronisch an uns übertragen wird, damit sie gebucht und unveränderbar archiviert werden kann. Wir können Ihnen integrierte Lösungen anbieten, die z. B. auch die Überweisung erledigen kann.

Daneben werden Sie in den kommenden Jahren noch viele Rechnungen in Papier oder in den alten Dateiformaten bekommen, auch dafür bieten wir Ihnen Lösungen für die elektronische Übertragung an.

Rechnungen an Ihre Kunden

Ab dem 1. Januar 2025 können Sie Rechnungen als neue E-Rechnung schreiben. Ihre Kunden müssten das auch akzeptieren. Praktischerweise sollten Sie Ihre Kunden darauf vorbereiten, wenn Sie auf E-Rechnungen umstellen – Sie möchten Ihre Rechnungen ja bezahlt haben.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie Rechnungen noch auf Papier oder z. B. im herkömmlichen PDF-Format erstellen. Wenn Sie nicht mehr als 800.000 € Umsatz machen, dürfen Sie das noch bis zum 31. Dezember 2027 fortsetzen.

Was gilt für Gutschriften

Auch Gutschriften, wie die Milchgeldoder Getreideabrechnung, sind Rechnungen. Es gelten die gleichen Übergangsfristen für die Umstellung auf die E-Rechnung. Klären Sie mit Ihren Abnehmern ab, wann die Umstellung erfolgen soll.

Betroffen sind alle Unternehmer

Verpflichtend wird die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen Unternehmern, die in Deutschland ansässig sind. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt die Pflicht nicht.

Wie geht es weiter

Um den Empfang von E-Rechnungen müssen Sie sich sofort kümmern. Gehen Sie aber auch die Erstellung von E-Rechnungen an Ihre Kunden zeitig an. Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Software dafür fit zu machen. Ihre Kunden werden sich auf den Empfang von E-Rechnungen einstellen – Papierrechnungen werden dann irgendwann lästig.

Wir werden Sie weiter informieren, was für die praktische Umsetzung der E-Rechnungen erforderlich ist. Bei der Umstellung begleiten wir Sie gern – sprechen Sie uns an.