Betriebsveranstaltungen: Weihnachtsfeier und Co. die Steuern bedenken

Betriebsveranstaltungen sind gut für das Betriebsklima und die Mitarbeiterbindung. Dabei gibt es aber einige Regeln zu beachten, damit den Arbeitnehmern der Spaß nicht nachträglich durch Lohnsteuer und Abgaben verdorben wird.

Keine Lohnsteuer bis 110 €

Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und weitere Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, bei denen der gesellschaftliche Charakter im Vordergrund steht, führen für die Mitarbeiter eigentlich als „geldwerter Vorteil“ zu Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Dabei werden alle Kosten berücksichtigt wie z. B. Speisen, Getränke, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, aber auch die Kosten für Musik und künstlerische Darbietungen oder Geschenke.

Davon ist aber ein Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei, wenn die Veranstaltung für alle Mitarbeiter angeboten wird. Der Freibetrag kann zweimal im Jahr für eine Betriebsveranstaltung in Anspruch genommen werden. Für übersteigende Beiträge kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. KiSt).

Beispiel 1: Lohnunternehmer Becker organisiert für seine Mitarbeiter eine Weihnachtsfeier und übernimmt sämtliche Kosten. Es geht mit der Bahn in die Stadt in ein Restaurant, die Bahnfahrt kostet 150 €, eine Stadtführung 150 €, Speisen und Getränke 1.000 €, insgesamt 1.300 € einschließlich 19 % Umsatzsteuer. Es nehmen 10 Mitarbeiter teil, drei davon bringen ihre Ehefrauen mit.

Folge: Die auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Kosten werden wie Arbeitslohn behandelt, den Mitarbeitern würden dafür Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen werden. Dabei kann aber der Freibetrag von 110 € berücksichtigt werden.
Folgendermaßen wird gerechnet: Als Erstes werden alle Kosten der Betriebsveranstaltung berücksichtigt, einschließlich Umsatzsteuer, also 1.300 E. Diese Kosten werden auf alle Teilnehmer verteilt: 10 Arbeitnehmer + 3 Ehefrauen = 13 Teilnehmer, 1.300 € : 13 = 100 € je Person. Die Kosten für die Ehefrauen werden den jeweiligen Ehemännern zugerechnet.
Im Resultat entfallen auf sieben Mitarbeiter jeweils 100 €, das ist vom Freibetrag abgedeckt. Auf die drei Mitarbeiter mit Ehefrau entfallen jeweils 200 € – abzüglich des Freibetrags von 110 € blieben für sie jeweils 90 € steuer- und abgabenpflichtiger Arbeitslohn. Das kann vermieden werden, indem Arbeitgeber Becker für diese Beträge jeweils 25 % pauschale Lohnsteuer an das Finanzamt abführt.

In der Praxis empfiehlt es sich, für die Veranstaltung eine Gästeliste zu führen. Nur dann kann die Kostenaufteilung auf die Teilnehmer prüfungssicher dokumentiert werden.

Beispiel 2: Handwerker Schröder fährt mit seinen Mitarbeitern zur Bau-Messe und übernimmt die Kosten. Zusätzlich bezahlt er ihnen einmal die Karten für ein Konzert, 100 € je Stück.

Folge: Bei der Bau-Messe wird die betriebliche Veranlassung im Vordergrund stehen, das führt nicht zu Lohnsteuer. Der Konzertbesuch ist für sich genommen noch keine Betriebsveranstaltung, die 100 € je Person sind lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, ohne dass der Freibetrag abgezogen werden darf.

110 € auch bei der Umsatzsteuer

Die Grenze von 110 € gilt auch bei der Umsatzsteuer. Wird die Grenze nicht überschritten, ist der Arbeitgeber zum vollen Vorsteuerabzug aus den Kosten berechtigt. Wird die Grenze jedoch überschritten, entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug vollumfänglich.

Die günstigste Gestaltung für Ihre Betriebsveranstaltung erläutern wir Ihnen gerne.

§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a und § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG, BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015.