PKW-Kosten: Was ist der beste Weg für die Steuern?

Überwiegend im Betrieb genutzte PKW

Nutzen Sie Ihren PKW überwiegend im Betrieb, aber auch privat, geht an der 1 %-Regelung kein Weg vorbei – es sei denn, Sie führen ein Fahrtenbuch.

Beispiel 1: Hauke hat einen Diesel-PKW, den er zu 70 % im Betrieb und ansonsten privat nutzt. Es fallen im Jahr 10.000 € Kosten wie Abschreibung, Unterhaltung und Steuer/Versicherung an. Der Bruttolistenpreis beträgt 60.000 €.

Folge: Da Hauke den PKW zu mehr als 50 % nutzt, ist zweierlei entschieden: Einerseits ist der PKW zwingend in den Betrieb zu buchen, da gibt es kein Wahlrecht. Zweitens muss er für die Privatnutzung die „1 %-Regelung“ anwenden. Er muss je Monat 1 % des Bruttolistenpreises als steuerpflichtige Entnahme buchen, also 60.000 € x 1 % x 12 Monate = 7.200 €.
Tatsächlich entfallen auf die Privatnutzung nur 10.000 € x 30 % = 3.000 €, das sind 4.200 € weniger. Möchte Hauke diesen Betrag ansetzen, muss er den privaten Nutzungsanteil mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachweisen. Das ist recht aufwändig. Hauke könnte damit aber bei einem Grenzsteuersatz von 35 % ca. 1.500 € Steuern sparen.

Der Bruttolistenpreis meint den Neupreis. Daher kann die 1 %-Regelung dazu führen, dass bei gebraucht angeschafften oder bereits abgeschriebenen PKW der Privatanteil so hoch ist wie die gesamten PKW-Kosten.

Überwiegend privat genutzte PKW

Wenn ein PKW zwischen 10 % und 50 % im Betrieb genutzt wird, dürfen Sie wählen, ob Sie ihn als „Betriebsvermögen“ in die Bilanz aufnehmen oder ob Sie ihn im „Privatvermögen“ belassen. Die 1 %-Regelung ist hier nicht anwendbar.

Beispiel 2: Lea hat einen PKW, den sie zu 30 % in ihrem Betrieb und ansonsten privat nutzt. Die PKW-Kosten betragen einschließlich Abschreibung im Jahr 10.000 €.

Folge: Die auf den Betrieb entfallenden PKW-Kosten von 10.000 € x 30 % = 3.000 € darf Lea als Betriebsausgabe abziehen. Da sie den PKW zwischen 10 % und 50 % betrieblich nutzt, hat sie ein Wahlrecht. Entweder sie bucht ihn ins Betriebsvermögen, dann werden erst alle Kosten als Betriebsausgabe gebucht und am Wirtschaftsjahresende 70 % der Kosten als Privatanteil gebucht. Oder sie belässt den PKW im Privatvermögen, dann bucht sie die 3.000 € Betriebsausgaben am Jahresende gewinnmindernd ein.

Wie sie sich auch entscheidet, das Ergebnis ist in beiden Fällen vorerst das Gleiche: 3.000 € Betriebsausgaben. Der Unterschied zeigt sich, wenn Lea den PKW verkauft. Hat sie ihn im Betriebsvermögen, muss sie auch den Veräußerungsgewinn versteuern. Hat sie ihn im Privatvermögen, muss sie das nicht. Privatvermögen ist also meist die günstigere Alternative. Manche Betriebsprüfer sind dann aber strenger beim Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer.

Anteilige Kosten können auch geltend gemacht werden, wenn der PKW zu weniger als 10 % im Betrieb genutzt wird. Gehört Ihnen der PKW nicht, können Sie nur Kosten abziehen, die Sie selbst bezahlt haben. Das kann auch eine Kilometer-Pauschale an den Eigentümer sein.

100 % betriebliche Nutzung

Beispiel 3: Tom hat einen Pick-Up, den er nur für den Betrieb nutzt. Der Bruttolistenpreis beträgt 50.000 €.

Folge: Wird ein PKW ausschließlich betrieblich genutzt, sind auch 100 % der Kosten als Betriebsausgabe abzugsfähig, ein Privatanteil ist nicht zu berücksichtigen. Das Problem ist der Nachweis. Finanzämter und Gerichte sind sich einig: Bei jedem PKW, bei dem eine private Nutzung möglich ist, muss das Gegenteil bewiesen werden. Schon bei einer privaten Fahrt im Monat beträgt der Privatanteil im Beispielsfall nach der 1 %-Regelung 600 € im Monat. Absolute Sicherheit gibt es für Tom nur, wenn er ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.

In bestimmten Fällen darf ohne strengen Nachweis eine vollständig betriebliche Nutzung angenommen werden. Das kann z. B. bei Werkstattwagen der Fall sein oder bei PKW, die Arbeitnehmern als Dienstwagen überlassen werden. Sprechen Sie das mit uns ab.

Günstige Regeln für Elektrofahrzeuge

Um die Elektromobilität zu fördern, werden Elektroautos und bestimmte Hybrid-PKW bei der Privatnutzung begünstigt. Das gilt aktuell besonders für reine Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis bis 70.000 €. Die neue Bundesregierung will diese Obergrenze noch anheben.

Beispiel 4: Kurt, Karla und Kristin fahren jeweils ein vollelektrisches Auto mit einem Bruttolistenpreis von 64.000 €. Kurt bekommt das Fahrzeug als Dienstwagen gestellt, den er auch privat nutzen darf. Karla nutzt den PKW zu 70 % in ihrem Betrieb und ansonsten privat. Kristin nutzt den PKW zu 40 % in ihrem Betrieb.

Folge: Die Kosten für Kurts Dienstwagen kann der Arbeitgeber voll als Betriebsausgabe abziehen. Für die private Nutzung wird Kurt ein „geldwerter Vorteil“ zugerechnet, auf den Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind. Der wird grundsätzlich nach der 1 %-Regelung berechnet. Bei Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis bis zu 70.000 € (seit 2024) beträgt er nur 0,25 % des Bruttolistenpreises im Monat, also 64.000 € x 0,25 % = 160 €.
Da Karla den PKW überwiegend im Betrieb nutzt, muss sie den Privatanteil nach der 1 % -Regelung ermitteln (siehe Beispiel 1). Auch sie braucht nur 0,25 % x 64.000 € x 12 Monate = 1.920 € im Wirtschaftsjahr versteuern.
Kristin darf die 1 %-Regelung nicht anwenden, sondern kann nur die anteilig auf die betriebliche Nutzung entfallenden Kosten als Betriebsausgabe abziehen (siehe Beispiel 2). Dabei sind Elektroautos nicht begünstigt.

Andere Regeln für die Vorsteuer

Wenn Sie auf die Umsätze Ihres Betriebes Umsatzsteuer abführen – also weder eine umsatzsteuerfreie Tätigkeit ausüben noch die Pauschalierung der Landwirte anwenden, stellt sich auch die Frage des Vorsteuerabzuges aus der Anschaffung und den laufenden Kosten. Wird der PKW zu mindestens 10 % betrieblich und auch privat genutzt, dürfen Sie wählen: Wenn Sie sich die Vorsteuer aus der Anschaffung erstatten lassen, müssen Sie zukünftig auf den Privatanteil 19 % Umsatzsteuer abführen. In bestimmten Fällen ist das nicht sinnvoll, dann können Sie aber trotzdem aus den laufenden Kosten anteilig Vorsteuer geltend machen. Die Vergünstigung für Elektrofahrzeuge gilt bei der Umsatzsteuer nicht.

Die günstigste Strategie für Ihre PKW erläutern wir Ihnen gerne auf Anfrage.

§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, BFH-Urteil vom 16. Januar 2025, III R 34/22.