Umsatzsteuer-Option bei Vermietung kann sinnvoll sein

Um die Mieter zu entlasten, ist die Vermietung von Immobilien grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Das kann aber auch Nachteile für den Vermieter haben: Denn dann bekommt er auch nicht die Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet, die ihm für Bau oder Renovierungen in Rechnung gestellt wird.
Daher gibt es die Option zur Steuerpflicht: Bestimmte Vermietungen dürfen freiwillig als umsatzsteuerpflichtig behandelt werden. Und so kann dann auch die Vorsteuer erstattet werden.

Geht nur bei Unternehmern als Mieter

Diese freiwillige Option gilt aber nur, wenn der Mieter ein Unternehmer ist. Er muss das Gebäude für umsatzsteuerpflichtige Geschäfte nutzen – denn nur dann kann er die Umsatzsteuer auf die Miete ebenfalls als Vorsteuer erstattet bekommen.

Beispiel 1: Heinrich Müller errichtet ein Gebäude und vermietet es an die Meyer GmbH, die darin einen Elektroinstallationsbetrieb betreibt. Die Baukosten betragen 400.000 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer = 76.000 €. Die GmbH zahlt an Müller eine monatliche Miete von 1.600 €.

Folge: Die Vermietung des Gebäudes ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Allerdings darf Müller dann auch keinen Vorsteuerabzug vornehmen.
Da die Mieterin das Gebäude mit dem Elektroinstallationsbetrieb für umsatzsteuerpflichtige Umsätze nutzt, darf Müller zur steuerpflichtigen Vermietung optieren. Dann entfällt auf die Miete 19 % Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer kann er der GmbH zusätzlich in Rechnung stellen, da sie den Betrag aufgrund ihrer steuerpflichtigen Umsätze als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommt.
Die Umsatzsteuer auf die Miete belastet also weder den Vermieter Müller noch die Meyer GmbH als Mieterin. Müller bekommt aufgrund der steuerpflichtigen Vermietung 76.000 € Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.

Wichtig zu wissen ist, dass der Vermieter diese Voraussetzungen gegenüber dem Finanzamt nachweisen muss. Außerdem muss er absichern, dass der Mieter die Immobilie tatsächlich für steuerpflichtige Umsätze nutzt. Sinnvoll ist eine entsprechende Regelung im Mietvertrag.

Wo die Option nicht in Frage kommt

Die Option zur Umsatzsteuerpflicht ist nicht möglich, wenn der Mieter zwar Unternehmer ist, aber steuerfreie Umsätze ausführt und daher nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Das gilt zum Beispiel für Ärzte und Versicherungsvertreter. Auch bei der Vermietung an umsatzsteuerliche Kleinunternehmer oder an Landwirte, die die Umsatzsteuerpauschalierung anwenden, ist eine steuerpflichtige Vermietung nicht zulässig.

Nutzt der Mieter das Gebäude als Wohnung, ist die Option ebenfalls nicht möglich. Dagegen ist die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen wie Fremdenzimmern, Ferienwohnungen oder in Pensionen ohnehin nicht steuerfrei. Hier fallen 7 % Umsatzsteuer an – dadurch kann wiederum die Umsatzsteuer auf Bau- und Unterhaltungskosten erstattet werden.

Beispiel 2: Helga Schumacher vermietet Unterkünfte an ihre Arbeitnehmer. Vier Arbeitnehmer bewohnen die Unterkünfte ein ganzes Jahr. Weitere vier Arbeitnehmer sind Saisonarbeitskräfte und bewohnen die Unterkünfte nur drei Monate.

Folge: Eine Vermietung an Arbeitnehmer für weniger als sechs Monate ist kurzfristig und damit nicht umsatzsteuerfrei. Aus den Mieteinnahmen von den Saisonarbeitskräften fällt also 7 % Umsatzsteuer an, was auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Vermietung an die weiteren Arbeitnehmer für ein Jahr ist hingegen umsatzsteuerfrei, eine Option zur Steuerpflicht ist nicht möglich.

Wie funktioniert die Option

Für die Optionserklärung ist keine besondere Form vorgeschrieben. Es reicht, dass im Mietvertrag die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Der Vermieter erklärt dann den entsprechenden Betrag in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung und -Jahreserklärung als steuerpflichtigen Umsatz und führt die entsprechende Steuer an das Finanzamt ab. In gewissem Rahmen kann die Optionserklärung ebenso wie der Widerruf der Option auch rückwirkend erfolgen.

Die Option muss nicht für die gesamte Immobilie angewendet werden, ein Gebäude kann auch teilweise steuerfrei und steuerpflichtig vermietet werden.

Nebenkosten sind bei der Option ebenfalls steuerpflichtig

Zu den umsatzsteuerfreien Leistungen aus der Vermietung gehören auch die üblichen Nebenleistungen. So etwa die Versorgung mit Wärme und Wasser oder die Reinigung von Fluren und Treppen, die mit der Nebenkostenabrechnung ausgeglichen werden. Wird die Option nicht genutzt, müssen diese Kosten als Bruttobetrag abgerechnet werden. Wird die Umsatzsteuer-Option genutzt, dann werden diese Nebenleistungen mit dem Regelsteuersatz von 19 % dem Mieter berechnet – und zwar einheitlich, auch wenn beispielsweise der Wasserversorger nur mit 7 % Umsatzsteuer abrechnet.

Doch auch in diesem Fall gibt es Besonderheiten: Haben Sie als Vermieter eine Photovoltaikanlage und verkaufen den erzeugten Strom an die Mieter, dann muss dieser Verkauf unabhängig von der Vermietung behandelt werden – vorausgesetzt, Sie haben eigenständige Verträge mit dem Mieter geschlossen und es erfolgt eine verbrauchsabhängige Abrechnung. Die Stromlieferung müssen Sie dann unabhängig von der Vermietung mit 19 % besteuern, sofern Sie kein Kleinunternehmer sind.

Fazit

Aus der Option zur Steuerpflicht können sich erhebliche Vorteile ergeben. Doch die Möglichkeit will langfristig betrachtet und sorgfältig geplant sein. Ein späterer Übergang zur steuerfreien Vermietung kann beispielsweise zur anteiligen Rückzahlung der erstatteten Vorsteuerbeträge führen. Stimmen Sie Investitionen in Immobilien und ihre Nutzung frühzeitig mit uns ab.

§ 9 UStG, BFH Urteil vom 17. Juli 2024 - XI R 8/21.