E-Rechnung: Booster für die Digitalisierung

Es erscheint wie eine neue Last, ist aber tatsächlich eine Chance: Ab dem Jahr 2025 beginnt die Pflicht zu elektronischen Rechnungen, das wurde jetzt ins Umsatzsteuergesetz geschrieben. Lassen Sie uns gemeinsam diese Chance nutzen! Auf die neuen Rechnungen sollten Sie sich frühzeitig einstellen.

Wo liegt der Vorteil?

Aktuell werden Rechnungen in der Regel am PC geschrieben. Aus den Daten wird dann ein Ausdruck auf Papier erzeugt – und beim Empfänger oder der Buchstelle durch Abtippen oder Einscannen wieder in Daten umgewandelt. Das kostet Arbeitszeit und ist fehleranfällig. Per E-Mail übermittelte Rechnungen als herkömmliche PDF-Datei sind schon ein guter erster Schritt, können aber ebenfalls nicht sicher in Daten umgewandelt werden.
Mit den neuen E-Rechnungen werden die Daten der Rechnungsangaben direkt übertragen. Diese können dann beim Empfänger unmittelbar weiterverarbeitet werden – ohne tippen, ohne scannen und ohne Fehler. Man könnte sich fragen, warum das nicht schon längst so gemacht wird.

Diese Rechnungen sind betroffen

Verpflichtend werden die elektronischen Rechnungen bei Leistungen von einem Unternehmer an einen anderen, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Endverbraucher sind nicht betroffen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt die Verpflichtung ebenfalls nicht.

Dieses Format ist vorgeschrieben

Die Rechnungen müssen in einem speziellen elektronischen Format erstellt werden, aus dem die Angaben der Rechnungen elektronisch ausgelesen werden können. Das wird vor allem das „ZUGFeRD“-Format sein. Das sind Dateien, aus denen sich einerseits leicht das Bild der Rechnung anzeigen lässt, die aber zusätzlich die Rechnungsangaben in digitaler Form enthalten. Zulässig ist beispielsweise auch die „X-Rechnung“, die im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt. Eine Rechnung im herkömmlichen PDF-Format erfüllt die neuen Voraussetzungen nicht.

Umsetzung in drei Stufen

Die grundsätzlichen Bedingungen bleiben unverändert: Erbringt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer, muss er innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Die Rechnung muss alle für die Umsatzsteuer erforderlichen Angaben enthalten. Das erläutern wir Ihnen gern. Aktuell erfolgt die Rechnungstellung in Papierform, mit Zustimmung des Empfängers als Datei, z. B. PDF-Datei.

1. Stufe: Am 1. Januar 2025 startet grundsätzlich die Verpflichtung, Rechnungen im neuen elektronischen Format auszustellen.
   Während einer Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen aber noch in Papierform erstellt werden, mit Zustimmung des Empfängers auch als herkömmliche Datei (z. B. PDF-Datei). Ab dem 1. Januar 2027 muss der Unternehmer dann in der Lage sein, Rechnungen im neuen Format auszustellen.
   Aber schon ab dem 1. Januar 2025 dürfen Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers im neuen Format ausgestellt werden. Alle Rechnungsempfänger müssen dann also E-Rechnungen verarbeiten und archivieren können.
2. Stufe: Hat der Unternehmer einen Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 €, dürfen auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen ausgestellt werden.
3. Stufe: Ab dem 1. Januar 2028 müssen sämtliche Rechnungen im neuen Format erstellt werden.

Fazit

Die Softwareanbieter arbeiten mit Hochdruck daran, die Anforderungen umzusetzen. Ende dieses Jahres sollte es möglich sein, die neuen Formate zu erstellen und auch zu verarbeiten.