Arbeitsverträge: Ab 1. Januar 2025 digital abschließen?

Bislang können Arbeitsverträge zwar formlos, d. h. auch mündlich geschlossen werden. Arbeitgeber waren aber bis 31. Dezember 2024 nach § 2 Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen, d. h. ausgedruckt und mit eigenhändiger Unterschrift. Unproblematisch erfüllt war diese Voraussetzung, wenn mit dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag, der die wesentlichen Vertragsbedingungen enthält, geschlossen und diesem eine Ausfertigung ausgehändigt wurde. Ein zusätzlicher Nachweis war dann nicht erforderlich. Nicht ausreichend war es aber, dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbedingungen nur per E-Mail oder Fax zu übermitteln.

Digitaler Nachweis

Seit 1. Januar 2025 genügt nun für den Nachweis die sogenannte Textform, sofern der Arbeitnehmer nicht eine schriftliche Ausfertigung wünscht. Damit kann dem Arbeitnehmer der Nachweis auch per E-Mail übermittelt werden. Wichtig ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Diese Anforderungen sind beispielsweise bei einer Zustellung per E-Mail, bei der der Arbeitgeber eine Lesebestätigung anfordert, erfüllt.

Die Erleichterungen gelten auch für Vertragsänderungen, die bislang spätestens am Tag, an dem die Änderungen in Kraft treten, dem Arbeitnehmer schriftlich auszuhändigen waren. Künftig genügt auch hier die Textform.

Achtung: Weiterhin Schriftform

Bei befristeten Arbeitsverträgen gilt für die Wirksamkeit der Befristung weiterhin die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Das bedeutet, dass befristete Verträge, z. B. mit Saisonkräften, weiterhin schriftlich geschlossen, das heißt ausgedruckt und von beiden Parteien unterschrieben werden müssen.

In Wirtschaftsbereichen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind (u. a. Forstwirtschaft, Baugewerbe, Hotelund Gaststättengewerbe, Reinigungsgewerbe) gibt es auch für unbefristete Arbeitsverträge keine Erleichterungen. Hier bleibt es beim verpflichtenden Nachweis in Papierform.

4. Bürokratieentlastungsgesetz, BGBl I Nr. 323.